Asesoras Tema 3: «Gestión de Asociaciones»
El dossier corporativo
Las Asociaciones que proporcionan apoyo a la lactancia materna tienen a menudo el reto de dar a conocer ante Instituciones, organismos y sociedad en general, la labor que realizan.
Disponer de un Departamento de Comunicación dentro de la Asociación puede ser de gran ayuda, tanto para elaborar materiales informativos, como para canalizar los contactos externos ya sea con entidades o medios de comunicación.
Uno de los instrumentes básicos de un Departamento de Comunicación de una Entidad sin ánimo de lucro es el Dossier. El Dossier es un documento en el cual se resume toda la filosofía de la Entidad. Este escrito se suele librar en la primera reunión entre dos entidades y su objetivo es presentar de forma rápida y esquemática las actividades y servicios de una Entidad.
Contenido
El contenido de los dossieres corporativos varia, en función del tipo de Entidad y de los recursos que se le puedan destinar. De todas formas suelen tener unos perfiles comunes:
- Portada
En la portada aparece el nombre y logotipo de la Entidad. A menudo también se le añade alguna imagen representativa de las actividades de la asociación. - 1ª hoja
Breve descripción de lo que hace la Entidad. En muchos casos es una breve carta de presentación firmada por la presidenta de la Entidad. - 2ª hoja
Se explica la historia, la metodología de trabajo de la Entidad, las personas que se benefician y los principios por los cuales la Entidad se rige. - 3ª hoja
Se reserva para hablar del equipo humano (personal y voluntarios), las delegaciones, la cuantificación económica global de las actividades de la Entidad, etc. - Páginas siguientes (2 o 3)
son el núcleo del Dossier: En ellas se explican cuales son los programas o proyectos de la Entidad y donde se desarrollan. En el caso de existir una gran implantación territorial es conveniente ilustrar-lo con un mapa. - Siguiente página
Se añade una descripción de los servicios de que dispone la Entidad: Biblioteca, Centro de documentación, atención domiciliaria, etc…….. - Siguiente página
Se explica la vinculación de la Entidad con Federaciones, coordinadoras, administraciones publicas, medios de comunicación, … - Última hoja
Han de figurar los datos de la Entidad: Logotipo, dirección, código postal, población, teléfono, fax, correo electrónico, web. También se pueden añadir el horario de atención al publico, los medios de transporte publico mas cercanos (metro, tren, autobús) y el nombre de un responsable. Siempre que se libra el dossier se suele acompañar de una tarjeta de presentación de la persona que lo presenta o de la Presidenta de la Entidad. - Presentación
El dossier, también llamado técnicamente fólder puede ser impreso o fotocopiado, dependiendo de los recursos disponibles. Si se hace fotocopiado se presenta en una carpeta atractiva. En todo el dossier (portada, carpeta, hojas, tarjetas, etc…..) ha de figurar el logo de la Entidad. Normalmente, junto con el dossier se adjunta un tríptico o díptico de la Entidad, que tiene la función de hacer un resumen de las actividades del Dossier.
Características del dossier y errores típicos que es necesario evitar en su elaboración
- Es conveniente no elaborar un Dossier demasiado largo. Se recomienda que un dossier no supere nunca las 10/15 paginas. Alguna mas si se añaden fotografías o graficas.
- No es conveniente librar el dossier a la persona equivocada. Lo mas conveniente es entregarlo en reuniones personales y a la persona que mas valorará su contenido.
- El dossier también se puede enviar por correo a las personas que se muestren realmente interesadas en los productos o servicios de la asociación. En caso contrario es mejor enviar un díptico o tríptico.
- La elaboración de un Dossier de calidad tiene un coste elevado por tanto hay que valorar con detenimiento a quien se le entrega. Se deben evitar los envíos masivos por correo sin un contacto previo. Si se hace un mailing promocional es preferible enviar en primer lugar un folleto informativo más sencillo y después enviar el dossier a las entidades que hayan manifestado interés en las actividades de la asociación.
- La encuadernación puede hacerse con grapas, en espiral metálica, en “canutillo”, térmica (queda como si fuera un libreto) o en una carpeta de anillas en la cual va impreso el logotipo de la Entidad, la dirección completa y el teléfono de contacto.
- El tipo de papel empleado suele ser de calidad, en función de cada presupuesto y en coherencia con los valores de la Entidad. Las asociaciones pro lactancia HAN DE TENER UN DOSSIER. Se puede disponer de uno sin grandes gastos. Las Entidades receptoras entenderán que la calidad de la encuadernación y la del papel puedan ser mejores o peores, cosa que no tiene porque afectar al contenido.